PROCESO DE CONSTITUCIÓN UNA EMPRESA
1. - NOCIONES PRELIMINARES:
Sociedad: - Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.
Empresa: Toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. (Art. 25 del C. de Co.). En toda empresa, grande o pequeña, existen tres factores necesarios para que puedan realizar su actividad: ellos son: personas, capital y trabajo. El factor personas está representado por los propietarios, los administradores y los trabajadores que laboran en la empresa. El capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo de tecnología, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administración, la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la prestación de un servicio.
Establecimiento de comercio: Conjunto de bienes organizados por el empresario para desarrollar y cumplir con los fines de la empresa.
Empresario: Toda persona, natural o jurídica que desarrolla la empresa, es decir, la actividad económica.
Microempresa: Según la Planeación y el Conpes, debe:
º No tener más de 10 empleados permanentes cuando ejerce actividades productivas, y no más de cinco si es de carácter comercial.
º Tener activos totales inferiores a 310 salarios mínimos legales vigentes.
º Tener un lugar identificable de trabajo.
º Poder mostrar un grado razonable de eficiencia empresarial.
Industria: conjunto de actividades económicas orientadas a la producción o transformación de bienes.
2. - FIGURAS JURÍDICAS
2.1 CLASES DE SOCIEDADES:
El primer paso a seguir es seleccionar el tipo societario que se adecue a nuestras necesidades y requerimientos. Tipos de sociedades:
1. Colectiva
2. Comandita (simple y por acciones)
3. Responsabilidad limitada
4. Anónima
5. De hecho
6. Empresa asociativa de trabajo
7. Empresa unipersonal.
2.1.1. Constitución: Se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:
1. El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.
2. La clase o tipo de sociedad.
3. El domicilio de la sociedad.
4. El objeto social.
5. El capital social.
6. La forma de administrar los negocios sociales.
7. La época y la forma de convocar la asamblea o la junta de socios.
8. Señalar la forma como han de distribuirse las utilidades, con indicación de las reservas.
9. La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución.
10. La forma de hacer la liquidación.
11. El nombre y domicilio del representante legal de la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones.
12. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal.
13. Los demás pactos que, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.
Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal.
2.1.2. Situación jurídica: La sociedad una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios, individualmente considerados.
2.1.3. Responsabilidad de cada socio: Los socios responden solidaria e ilimitadamente o con responsabilidad limitada, según el tipo societario elegido. Por tal motivo es recomendable hacer un análisis de los que se quiere y necesita.
En las sociedades de personas los socios responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones fiscales, de conformidad con la Ley 223 de 1995 o reforma tributaria Art. 161. Según la Corte Suprema de Justicia, en fallo el año 1992, en materia laboral también existe esta responsabilidad.
PASOS PARA LA CONSTITUCIÓN Y FORMACIÓN DE UNA EMPRESA.
1. - COMERCIALES
TRAMITES: Notarías y sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.
1. 1. Reunir los socios para constituir la sociedad (personas jurídicas)
1.2. Verificar en la Cámara de Comercio de Bogotá que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio(personas naturales o jurídicas).
1.3. Elaborar minuta de constitución y presentarla en la notaría (personas jurídicas), con los siguientes datos básicos: Nombre, razón social, objeto social, clase de sociedad e identificación de los socios, nacionalidad, duración, domicilio, aportes de capital, representanta legal y facultades, distribución de utilidades, causales de disolución, entre otros.
1.4 Obtener la escritura pública autenticada en la notaría (personas Jurídicas)
Empresa unipersonal: inscribir el documento privado o escritura pública ante notaría o ante el secretario de la Cámara de Comercio de Bogotá.
1.5 Matricular e inscribir la sociedad en el registro mercantil de la Cámara de Comercio. Requisitos:
º Presentar la segunda copia de la escritura pública de la constitución de la sociedad (sólo para personas jurídicas)
º Diligenciar formulario de matrícula mercantil para establecimientos de comercio (si los tiene), personas naturales o jurídicas, y/o sucursales y agencias comerciales, según el caso.
1.6 Registrar los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio de Bogotá, así: Diario, mayor, inventarios y balances, actas(sociedades), según el giro ordinario de sus negocios.
1.7 Obtener el certificado de existencia y representación legal (personas jurídicas) o el certificado de matrícula mercantil (personas naturales).
8. Renovar anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, las matrículas mercantiles de las personas naturales, jurídicas y de los establecimientos de comercio.
2. TRIBUTARIOS
TRAMITES DE ORDEN NACIONAL
Paso de 1-4 en la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN (www.dian.gov.co)
º Personas Naturales: Cl 75 No. 15-74
º Personas Jurídicas: Cr. 10 No. 14-15
2.1 Solicitar formulario de registro único tributario, RUT.
2.2 Solicitar el número de identificación tributaria, NIT. Las personas naturales (comerciantes) deben llevar fotocopia de la cédula de ciudadanía y certificado de Cámara de Comercio, no mayor a tres meses de su solicitud.
Las personas jurídicas deben presentar fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio de Bogotá (no mayor a tres meses de su solicitud).
2.3. Inscribir la sociedad en el registro único tributario, RUT, como responsable del impuesto al valor agregado, IVA.
º Requisito: diligenciar formulario en la dirección de impuestos y aduanas Nacionales, DIAN.
º Opciones: Régimen común y régimen retenedor.
Para personas jurídicas y personas naturales se debe presentar:
º Certificado de la Cámara de Comercio no mayor a tres meses de su solicitud
º Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la sociedad.
TRAMITES DE ORDEN DISTRITAL
Administración de Impuestos Distritales: Cr 30 No. 24-90 P.1
2.5 Inscripción al RIT, diligenciando formulario respectivo y cumpliendo los siguientes requisitos:
º Personas Naturales: Fotocopia de la cédula de ciudadanía y certificado Cámara de Comercio.
º Personas jurídicas: NIT y certificado de la Cámara de Comercio.
3. FUNCIONAMIENTO.
3.1 Solicitar el concepto del uso del suelo en cualquiera de las curadurías urbanas de Bogotá:
1. Calle 29 No. 13-45, L. 109/10/11 Tel. 3368543
2. Calle 97 No. 13-55 Tel. 6363751
3. Calle 70ª No. 12-08 Tel. 3132270
4. Autopista Norte No. 97-80 Telf.6166095
5. Calle 99 No. 10-32 Of. 201 Tel. 6008888
3.2 Registrar ante la Cámara de Comercio (en el caso de no haberlo hecho en los trámites comerciales) el establecimiento de comercio, verificando que no existía un nombre o razón social igual o similar al que se desea inscribir; diligenciar el formulario respectivo.
3.3 Solicitar, si es el caso, la licencia ambiental ante el DAMA (empresas dentro de Bogotá) o ante la CAR (fuera de Bogotá, en Cundinamarca).
º DAMA: Carrera 6 No. 14-98 P. 2
º CAR: Carrera 10 No. 16-82 Ps. 2, 4, 5 y 6.
3.4. Tramitar el concepto de los bomberos ( anual)
Cr. 10 No. 61-77 Tel.: 2496991
3.5. Obtener gratuitamente el concepto sanitario y realizar (si es el caso) el curso de manipulación de alimentos en le hospital o CAMI más cercano al establecimiento. Información: Tef. 2328291
3.6. Registrar ante el INVIMA (si es el caso) los alimentos, medicamentos, productos de aseo o cosméticos que la empresa vaya a producir. cr. 15 No. 58-59
3.7. Cancelar anualmente los derechos de autor, en cualquier sede de SAYCO -ACINPRO:
1. Calle 74 No. 15-80 Of. 711 Tel. 321 6142
2. Calle 18 Sur No. 18-35 Of. 304 Tel. 209 4612
3. Carrera 17 No. 35-70 Tels. 232 2790-323 0899
4. Consignación en Granahorrar o en el Banco del Estado.
4. SEGURIDAD LABORAL - TRAMITES:
Entidades promotoras de salud y cajas de compensación familiar
4.1. Inscribirse ante la Administración de Riesgos Profesionales (privada o ISS).
4.2. Tramitar ante las entidades promotoras de salud, EPS, y de fondo de pensiones las afiliaciones de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social y de Pensiones.
4.3. Tramitar la afiliación de los trabajadores a los fondos de cesantías.
4.4. Inscribirse a una caja de compensación familiar (pagar ICBF (3% del valor de la nómina), SENA(2%), y cajas de compensación familiar (4%).
4.5. Inscribirse a un programa de seguridad Industrial.
1 Elaborar reglamento de trabajo, ante el Ministerio de Trabajo.
2 Elaborar reglamento de higiene.
3 Inscripción a programa de salud ocupacional.
1. - NOCIONES PRELIMINARES:
Sociedad: - Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.
Empresa: Toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios. (Art. 25 del C. de Co.). En toda empresa, grande o pequeña, existen tres factores necesarios para que puedan realizar su actividad: ellos son: personas, capital y trabajo. El factor personas está representado por los propietarios, los administradores y los trabajadores que laboran en la empresa. El capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo de tecnología, muebles y otros bienes. El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administración, la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la prestación de un servicio.
Establecimiento de comercio: Conjunto de bienes organizados por el empresario para desarrollar y cumplir con los fines de la empresa.
Empresario: Toda persona, natural o jurídica que desarrolla la empresa, es decir, la actividad económica.
Microempresa: Según la Planeación y el Conpes, debe:
º No tener más de 10 empleados permanentes cuando ejerce actividades productivas, y no más de cinco si es de carácter comercial.
º Tener activos totales inferiores a 310 salarios mínimos legales vigentes.
º Tener un lugar identificable de trabajo.
º Poder mostrar un grado razonable de eficiencia empresarial.
Industria: conjunto de actividades económicas orientadas a la producción o transformación de bienes.
2. - FIGURAS JURÍDICAS
2.1 CLASES DE SOCIEDADES:
El primer paso a seguir es seleccionar el tipo societario que se adecue a nuestras necesidades y requerimientos. Tipos de sociedades:
1. Colectiva
2. Comandita (simple y por acciones)
3. Responsabilidad limitada
4. Anónima
5. De hecho
6. Empresa asociativa de trabajo
7. Empresa unipersonal.
2.1.1. Constitución: Se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:
1. El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.
2. La clase o tipo de sociedad.
3. El domicilio de la sociedad.
4. El objeto social.
5. El capital social.
6. La forma de administrar los negocios sociales.
7. La época y la forma de convocar la asamblea o la junta de socios.
8. Señalar la forma como han de distribuirse las utilidades, con indicación de las reservas.
9. La duración precisa de la sociedad y las causales de disolución.
10. La forma de hacer la liquidación.
11. El nombre y domicilio del representante legal de la sociedad, precisando sus facultades y obligaciones.
12. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal.
13. Los demás pactos que, estipulen los asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato.
Copia de la escritura social será inscrita en el registro mercantil de la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal.
2.1.2. Situación jurídica: La sociedad una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios, individualmente considerados.
2.1.3. Responsabilidad de cada socio: Los socios responden solidaria e ilimitadamente o con responsabilidad limitada, según el tipo societario elegido. Por tal motivo es recomendable hacer un análisis de los que se quiere y necesita.
En las sociedades de personas los socios responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones fiscales, de conformidad con la Ley 223 de 1995 o reforma tributaria Art. 161. Según la Corte Suprema de Justicia, en fallo el año 1992, en materia laboral también existe esta responsabilidad.
PASOS PARA LA CONSTITUCIÓN Y FORMACIÓN DE UNA EMPRESA.
1. - COMERCIALES
TRAMITES: Notarías y sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá.
1. 1. Reunir los socios para constituir la sociedad (personas jurídicas)
1.2. Verificar en la Cámara de Comercio de Bogotá que no exista un nombre o razón social igual o similar al establecimiento de comercio(personas naturales o jurídicas).
1.3. Elaborar minuta de constitución y presentarla en la notaría (personas jurídicas), con los siguientes datos básicos: Nombre, razón social, objeto social, clase de sociedad e identificación de los socios, nacionalidad, duración, domicilio, aportes de capital, representanta legal y facultades, distribución de utilidades, causales de disolución, entre otros.
1.4 Obtener la escritura pública autenticada en la notaría (personas Jurídicas)
Empresa unipersonal: inscribir el documento privado o escritura pública ante notaría o ante el secretario de la Cámara de Comercio de Bogotá.
1.5 Matricular e inscribir la sociedad en el registro mercantil de la Cámara de Comercio. Requisitos:
º Presentar la segunda copia de la escritura pública de la constitución de la sociedad (sólo para personas jurídicas)
º Diligenciar formulario de matrícula mercantil para establecimientos de comercio (si los tiene), personas naturales o jurídicas, y/o sucursales y agencias comerciales, según el caso.
1.6 Registrar los libros de contabilidad en la Cámara de Comercio de Bogotá, así: Diario, mayor, inventarios y balances, actas(sociedades), según el giro ordinario de sus negocios.
1.7 Obtener el certificado de existencia y representación legal (personas jurídicas) o el certificado de matrícula mercantil (personas naturales).
8. Renovar anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, las matrículas mercantiles de las personas naturales, jurídicas y de los establecimientos de comercio.
2. TRIBUTARIOS
TRAMITES DE ORDEN NACIONAL
Paso de 1-4 en la dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN (www.dian.gov.co)
º Personas Naturales: Cl 75 No. 15-74
º Personas Jurídicas: Cr. 10 No. 14-15
2.1 Solicitar formulario de registro único tributario, RUT.
2.2 Solicitar el número de identificación tributaria, NIT. Las personas naturales (comerciantes) deben llevar fotocopia de la cédula de ciudadanía y certificado de Cámara de Comercio, no mayor a tres meses de su solicitud.
Las personas jurídicas deben presentar fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio de Bogotá (no mayor a tres meses de su solicitud).
2.3. Inscribir la sociedad en el registro único tributario, RUT, como responsable del impuesto al valor agregado, IVA.
º Requisito: diligenciar formulario en la dirección de impuestos y aduanas Nacionales, DIAN.
º Opciones: Régimen común y régimen retenedor.
Para personas jurídicas y personas naturales se debe presentar:
º Certificado de la Cámara de Comercio no mayor a tres meses de su solicitud
º Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la sociedad.
TRAMITES DE ORDEN DISTRITAL
Administración de Impuestos Distritales: Cr 30 No. 24-90 P.1
2.5 Inscripción al RIT, diligenciando formulario respectivo y cumpliendo los siguientes requisitos:
º Personas Naturales: Fotocopia de la cédula de ciudadanía y certificado Cámara de Comercio.
º Personas jurídicas: NIT y certificado de la Cámara de Comercio.
3. FUNCIONAMIENTO.
3.1 Solicitar el concepto del uso del suelo en cualquiera de las curadurías urbanas de Bogotá:
1. Calle 29 No. 13-45, L. 109/10/11 Tel. 3368543
2. Calle 97 No. 13-55 Tel. 6363751
3. Calle 70ª No. 12-08 Tel. 3132270
4. Autopista Norte No. 97-80 Telf.6166095
5. Calle 99 No. 10-32 Of. 201 Tel. 6008888
3.2 Registrar ante la Cámara de Comercio (en el caso de no haberlo hecho en los trámites comerciales) el establecimiento de comercio, verificando que no existía un nombre o razón social igual o similar al que se desea inscribir; diligenciar el formulario respectivo.
3.3 Solicitar, si es el caso, la licencia ambiental ante el DAMA (empresas dentro de Bogotá) o ante la CAR (fuera de Bogotá, en Cundinamarca).
º DAMA: Carrera 6 No. 14-98 P. 2
º CAR: Carrera 10 No. 16-82 Ps. 2, 4, 5 y 6.
3.4. Tramitar el concepto de los bomberos ( anual)
Cr. 10 No. 61-77 Tel.: 2496991
3.5. Obtener gratuitamente el concepto sanitario y realizar (si es el caso) el curso de manipulación de alimentos en le hospital o CAMI más cercano al establecimiento. Información: Tef. 2328291
3.6. Registrar ante el INVIMA (si es el caso) los alimentos, medicamentos, productos de aseo o cosméticos que la empresa vaya a producir. cr. 15 No. 58-59
3.7. Cancelar anualmente los derechos de autor, en cualquier sede de SAYCO -ACINPRO:
1. Calle 74 No. 15-80 Of. 711 Tel. 321 6142
2. Calle 18 Sur No. 18-35 Of. 304 Tel. 209 4612
3. Carrera 17 No. 35-70 Tels. 232 2790-323 0899
4. Consignación en Granahorrar o en el Banco del Estado.
4. SEGURIDAD LABORAL - TRAMITES:
Entidades promotoras de salud y cajas de compensación familiar
4.1. Inscribirse ante la Administración de Riesgos Profesionales (privada o ISS).
4.2. Tramitar ante las entidades promotoras de salud, EPS, y de fondo de pensiones las afiliaciones de los trabajadores al Sistema de Seguridad Social y de Pensiones.
4.3. Tramitar la afiliación de los trabajadores a los fondos de cesantías.
4.4. Inscribirse a una caja de compensación familiar (pagar ICBF (3% del valor de la nómina), SENA(2%), y cajas de compensación familiar (4%).
4.5. Inscribirse a un programa de seguridad Industrial.
1 Elaborar reglamento de trabajo, ante el Ministerio de Trabajo.
2 Elaborar reglamento de higiene.
3 Inscripción a programa de salud ocupacional.
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